Toen we 20 jaar geleden begonnen in Project Management voor software development, leerden we dat het inschatten van projecten een lastige taak is.

Gecertificeerd in Prince2, creërden we onze Project Initiatie Documenten en probeerden we een planning te maken voor het hele project. Project na project werden op deze manier gedaan en we poogden elk nieuwe project vergelijkbaar te maken aan de vorige zodat we learnings konden gebruiken bij het voorspellen van nieuwe projecten.

Tegelijkertijd werd het Agile Manifesto bekender in de software industrie en adopteerden we de Agile en Scrum denkwijze. Geen project planning meer maar werken in Sprints en hielden we werk voor ongeveer 2 komende sprints in de gaten. Dit gaf echter niet de voldoening die we verwachtten. Stakeholders zoals het management (iemand moet de rekening betalen) en afhankelijke afdelingen vroegen keer op keer: 'wanneer is x klaar?' Aangezien zij niet 'agile' werkten, diende voor budgetten een heel jaar gepland te worden.

Vooruit spoelend naar meer recente tijden, ervaren we nog altijd deze mismatch met Stakeholders. We zijn nog altijd die vreemde groep mensen met gele sticky notes op de muur. Steeds meer management teams begrijpen de voordelen van de Agile beweging, maar de noodzaak voor planning voor langere termijn blijft voor verschillende, valide redenen. Roadmaps als levende documenten kunnen hierbij helpen, richting geven en, belangrijker nog, verschillende teams en afdelingen op elkaar afstemmen.

Dit is precies de reden waarom we begonnen zijn met Taskstreamer: teams op elkaar afstemmen door de hele organisatie, gaat over communicatie. En over het spelen op hetzelfde speelveld, met dezelfde regels. Een gemeenschappelijk begrip hebben over wat er gedaan moet worden, wanneer en waarom. Eenmaal op elkaar afgestemd, kan het optimaliseren beginnen: wat als we x of y veranderen? Welk effect heeft dat dan op onze resultaten?

Hoe

Software bedoeld voor afstemming, dient dit idee specifiek te ondersteunen.

Dit betekent:

• Teams en/of afdelingen prioriteren met dezelfde regels
• Werk met een gemeenschappelijke lijst van ideeën of initiatieven die omgezet kunnen worden naar werk
• Heb een gemeenschappelijke lijst met werk
• Verdeel het werk in kleine stukken voor elk team
• Maak dit werk zichtbaar in tijd => roadmap

De meeste roadmap software laat je een Gantt chart variant maken met zogenaamde drag and drop functionaliteit waarbij iemand de verschillende taken passend probeert te maken. Project of Product Managers vragen hierbij om inschattingen over hoeveel werk iets is en wanneer het af kan zijn. Dit worden vervolgens de deadlines. Niet rekening houdend met veranderingen in de toekomst, aanpassen aan nieuwe informatie maar vasthouden aan een willekeurig gezette deadline gebaseerd op een grove inschatting.

Wij geloven dat een roadmap een 'view' is op data en dat deze aangepast word, zodra er nieuwe informatie beschikbaar is. Dit kan een nieuw idee of initiatief zijn of een verandering in strategie. Onze visie is om je aan te passen aan nieuwe informatie wanneer dit nodig is om waarde te maximaliseren.

Wat

Prioriteit is gebaseerd op waarde en inspanning van werk. Dit noemen we het Value Bucket Model (VBM). Taskstreamer laat je een eigen waarde model creeëren, specifiek voor jouw organisatie.

Inschattingen geven een indicatie over hoe lang iets zal duren. Om onze roadmaps te maken, verwachten we geen inschattingen in uren of dagen. Onze ervaring is dat deze te weinig betrouwbaar zijn. De vraag die gesteld zou moeten worden is: past dit werk in een x aantal sprints van een team (of teams) en is het hele team hiervoor nodig of een deel? Als een team niet in staat is hier een antwoord op te geven, komt het niet op de roadmap!

Dus twee key factoren van onze applicatie zijn de Value Bucket Model en onze Roadmap algoritme. Taskstreamer laat je sprints (of korte iterative periodes) uitvoeren, de Story Backlog beheren en werken met een Scrum of Kanban board om voortgang te bewaken. We bieden dit aan omdat we geloven dat teams in tijd voorspelbaarder worden en dit gebruikt kan worden om de roadmap beter te maken.

Taskstreamer gebruikt (als je dit toestaat) voortgangsdata om te leren hoe goed een team in staat is werk te voorspellen en stelt aanpassingen voor als dit zinvol lijkt. Alles om de best mogelijke afstemming te realiseren.